Vrijwel iedere ondernemer krijgt vroeg of laat te maken met een klant die niet (op tijd) betaalt. Juist omdat je betaling wilt afdwingen, is het belangrijk om juridisch zorgvuldig te handelen. In deze blog bespreek ik een praktisch stappenplan waarmee je de juiste stappen zet, inzicht krijgt in de geldende regels en waarmee je de kans op succesvolle betaling vergroot.
Stap 1 - Controleer je afspraken:
Controleer eerst welke afspraken zijn gemaakt. Is de overeenkomst mondeling gesloten of schriftelijk vastgelegd? Wat staat er in de offerte en eventuele opdrachtbevestiging? Is er een betalingstermijn afgesproken? En wat bepalen jouw algemene voorwaarden? Zodra duidelijk is wat precies is overeengekomen, welk bedrag verschuldigd is en wanneer betaald had moeten worden, kun je doorgaan naar stap 2.
Stap 2 - Stuur een vriendelijke betalingsherinnering:
Is de betalingstermijn verstreken? Stuur dan eerst een vriendelijke herinnering. Ga in deze fase uit van een vergissing en houd de toon zakelijk en vriendelijk. Vermeld in deze betalingsherinnering het factuurnummer, het verschuldigde bedrag en een nieuwe betalingstermijn. Vaak wordt er in deze fase al betaald.
Stap 3 - Neem persoonlijk contact op:
Blijft betaling alsnog uit? Neem dan contact op via telefoon of e-mail. Je kunt vragen of de factuur is ontvangen, de reden achterhalen van het niet betalen en kunt indien nodig nieuwe betaalafspraken maken. Leg deze gemaakte afspraken altijd schriftelijk vast!
Stap 4 - Stuur een formele aanmaning:
Blijft betaling vervolgens alsnog uit, dan stuur je een schriftelijke aanmaning. Dit noemt men een ingebrekestelling. Hierin vermeld je het openstaande bedrag, een duidelijke uiterste betaaldatum en dat bij uitblijven van betaling verdere stappen volgen. Na het verstrijken van deze termijn treedt het verzuim in.
Gaat het om een consument, dan moet de aanmaning voldoen aan de wettelijke eisen van de 14-dagenbrief (WIK-brief) op grond van de Wet Incassokosten. De consument krijgt nog 14 dagen om zonder extra kosten te betalen en de brief moet het exacte bedrag aan incassokosten vermelden dat verschuldigd is bij het niet betalen. Voldoet de brief niet aan deze eisen, dan mogen geen incassokosten worden gerekend.
Wil je ook wettelijke rente rekenen? Dan mag dat alleen vanaf het moment dat de klant in verzuim is. Daarnaast is het gebruikelijk de wettelijke rente aan te kondigen op de factuur of in de algemene voorwaarden.
Stap 5 - Schakel een incassobureau in:
Blijft ook in dit geval betaling uit, dan kun je een incassobureau inschakelen. Het incassobureau probeert betaling af te dwingen zonder rechter, maar wees je er wel bewust van dat de relatie met de klant door het inschakelen van een incassobureau onder druk kan komen te staan. Het is daarom erg belangrijk om een betrouwbaar bureau te kiezen dat volgens de geldende Nederlandse wet- en regelgeving werkt.
Stap 6 - Juridische stappen en deurwaarder:
Als ook incasso niet werkt en betaling wederom uitblijft, kun je overgaan tot juridische stappen. Je kunt een gerechtelijke procedure starten en vervolgens een deurwaarder inschakelen. Weeg hierbij altijd af wat de hoogte van de vordering is, wat de kosten van de procedure zijn en wat de kans is dat de klant daadwerkelijk kan betalen.
Stap 7 - Leer voor de toekomst:
Gebruik deze situatie om jouw bedrijfsvoering te verbeteren en vraag jezelf af wat je beter had kunnen doen. Werk in de toekomst alleen nog maar met duidelijke overeenkomsten, stel heldere betalingstermijnen en gebruik goede algemene voorwaarden. Wacht vooral niet te lang met het sturen van betalingsherinneringen en handel gestructureerd. Hoe sneller en duidelijker je optreedt, hoe groter de is kans op betaling.
Wil je hulp bij het schrijven van een schriftelijke aanmaning of wil je dat ik je help deze situatie te voorkomen door jouw algemene voorwaarden op te stellen? Stuur dan gerust een bericht en ik help je graag verder.
Auteur: mr. Chantal Haverkamp