De meeste ondernemers hebben algemene voorwaarden. Ze staan op de website, er wordt in de offerte naar verwezen en daarmee lijkt het geregeld. Tot er iets misgaat en de klant zegt: "Die algemene voorwaarden van jou heb ik nog nooit gezien.". Vaak heeft die klant gelijk, want jouw algemene voorwaarden stonden simpelweg op de verkeerde plek.
Wanneer gelden je algemene voorwaarden eigenlijk?
Daarvoor moet je aan twee dingen voldoen. Ten eerste moet je de algemene voorwaarden van toepassing verklaren voor of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst. Eén zin in je offerte is daarbij genoeg: "Op deze offerte en alle daaruit voortvloeiende opdrachten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing."
Ten tweede moet je de klant een redelijke mogelijkheid geven om kennis te nemen van jouw algemene voorwaarden. Dat is de stap die het vaakst wordt overgeslagen. In de wet heet dit terhandstelling: je moet de algemene voorwaarden daadwerkelijk verstrekken. Doe je dat niet, dan kan je klant de bedingen vernietigen. De overeenkomst zelf blijft dan gewoon staan, maar bijvoorbeeld jouw aansprakelijkheidsbeperking, betalingstermijn en annuleringsregeling vallen weg. Precies de bepalingen waarvoor je de algemene voorwaarden had.
Het op de website plaatsen van jouw algemene voorwaarden is dan meestal ook onvoldoende. De hoofdregel is dat je de algemene voorwaarden ter hand stelt: je geeft of stuurt ze mee. Een verwijzing op jouw website voldoet daar niet aan, want de klant krijgt niets in handen.
Waar zet je ze dan wel?
Kies de plek die past bij de manier waarop jij jouw opdrachten binnenhaalt:
Werk je met offertes?: Zet de verwijzing in de offerte en stuur de algemene voorwaarden als PDF mee in dezelfde e-mail. Laat de klant de offerte akkoord geven.
Heb je een webshop?: Plaats voor de bestelknop een vinkje waarmee de klant de algemene voorwaarden aanvaardt, met een directe link naar het downloadbare bestand. Stuur ze daarna nog een keer mee in de orderbevestiging.
Sluit je overeenkomsten per e-mail?: Voeg ze toe als bijlage bij de mail waarin je de opdracht bevestigt. Niet als link naar je website.
Werk je op locatie of aan de balie?: Print ze of laat de klant tekenen voor ontvangst.
Hoe zit dat bij zakelijke klanten?
In b2b-verhoudingen gelden dezelfde twee eisen: van toepassing verklaren en verstrekken. De meeste mkb-klanten en zzp'ers kunnen jouw algemene voorwaarden dus ook vernietigen zodra jij ze niet daadwerkelijk hebt verstrekt. Alleen echt grote wederpartijen kunnen dat niet. Het gaat dan om bedrijven die hun jaarrekening moeten publiceren of meer dan vijftig werknemers in dienst hebben.
Let daarnaast op het volgende: verwijst jouw klant in zijn algemene voorwaarden ook naar zijn eigen voorwaarden, dan gelden in beginsel de algemene voorwaarden waarnaar als eerste is verwezen. Dit noem je the battle of forms. Wil je dat jouw algemene voorwaarden gelden, dan moet je die van de ander uitdrukkelijk van de hand wijzen.
Twijfel je of jouw werkwijze dit goed regelt? Ik kijk graag met je mee. Neem gerust contact op via chantal@haverkampjuridisch.nl.
Auteur: mr. Chantal Haverkamp